Overvejelser ved valg af konferencecenter
Hvad skal et konferencecenter tilbyde?
Det er vigtigt at gøre sig klart, hvad man forventer fra konferencecentret. Det kan være lyd og billede forhold, hvilken bord og stole opsætning samt i hvilket omfang der ønskes forplejning. De fleste steder har færdige selskabspakker, men det er altid en god ide selv at have gjort sig tanker omkring dette inden man kontakter stedet.
Praktiske forhold for deltagerne
Når man sender invitationer ud til sine deltagere, er det ofte en god ide at give noget praktisk information. Det kan være vedr. parkeringsforhold, forplejning tidsplan mv. Herved får deltagerne mulighed for at forberede sig bedst muligt til konferencen. Er det en større konference med flere områder, kan det også give god mening at lave en plantegning for, hvor deltagerne får overblik over konferencen.
Hvor meget plads skal man beregne pr. deltager?
Hvor stort et konferencecenter skal der bruge til en konference, afhænger i høj grad af antal deltagere, hvilken bord og stole opsætning der er brug for, om der skal være spise- og netværksområde samt om der er brug for en eller flere scener. Disse overvejelser er rigtig gode at gøre sig, inden man kommer i dialog med de forskellige konferencecentre. Det enkelte konferencecenter kan typisk også hjælpe med at rådgive omkring dette.
Hvor i landet skal konferencecenteret finde sted?
Hvor i landet konferencecenteret skal være placeret tager typisk udgangspunkt i, hvor hovedparten af deltagerne kommer fra. Er der tale om en landsdækkende konference, søger man oftest imod de større byer, da logistikken hertil er nem fra de fleste steder i Danmark. Har man brug for meget store faciliteter og forventer man deltagerne skal komme i bil, findes der også rigtig gode faciliteter i byer som bl.a. Herning og Fredericia.
