Valg af konferencehotel
Placering af konferencehotellet
Det er en god idé at overveje, hvor det vil være optimalt for jer og jeres deltagere at konferencehotellet ligger placeret. Sjældent er det ikke uden betydning, om det er i Jylland, på Fyn eller Sjælland. Her bør man overveje, hvor størstedelen af deltagerne til konferencen kommer fra i landet. Desuden kan det også have betydning, om konferencehotellet ligger tæt på f.eks. en togstation eller lufthavn, således det er let tilgængeligt for deltagerne.
Hvad skal konferencehotellet kunne tilbyde?
Inden man booker et konferencehotel er det vigtigt at gøre sig overvejelser omkring, hvad hotellet skal kunne tilbyde. Hvor store lokaler har man eksempelvis behov for? Det afhænger som regel af, hvor mange personer der skal være i lokalet - men også om opsætning af stole og borde, alt efter hvilke præferencer man har til dette. Derudover, er det en god idé at gøre sig tanker om, hvad man har brug for ift. skærm, lys og lyd og andet teknisk udstyr.
Hvilken forplejning har man brug for?
Til en konference er der oftest brug for forplejning. Derfor er det ikke uvæsentligt at tage stilling til, hvilken og hvor meget forplejning man ønsker under konferencen. Hvis deltagerne til konferencen er overnattende gæster på hotellet, kan det også være en god idé, at der er arrangeret mad til dem før og efter konferencen. Det kunne f.eks. være aftensmad efter konferencen er slut og morgenmad næste morgen, inden konferencen går i gang igen.
