.jpg)
Gode overvejelser inden valg af konferencelokaler
Hvilke grundlæggende behov?
Først kan du med fordel få et overblik over, hvor mange deltagere der er med til konferencen, hvorefter lokalets størrelse skal passe dertil. Derefter hvor lang tid konferencen strækker sig over, og overveje hvor mange måltider der er brug for og størrelsen på måltiderne. Foregår konferencen over flere dage, kan man også tænke overnatningsmuligheder ind.
Hvilke omgivelser ønskes for konferencen?
Nogen foretrækker at være midt inde i byen, mens andre foretrækker naturskønne omgivelser. Her kan man også overveje transportmuligheder til stedet i form af muligheder for parkering og samt adgangen til offentlig transport. Er det en længere konference kan det være behageligt, at konferencelokalet har direkte adgang til udearealer, hvis behovet for en pause eller frisk luft opstår.
Er der særlige hensyn?
Er der blandt konference gæsterne f.eks. handicappede eller ældre, som kan være svagt gående, kan det være en fordel med få trapper, eller hvert fald elevator muligheder. Hvis der tilbydes mad til konferencen, og nogen døjer med bestemte allergier el. lign. som med fordel kan tages hensyn til, så er det også værd at tænke med ind i planlægningen.
Er der brug for overnatning?
Nogen konferencer strækker sig over flere dage, mens andre afvikles på én dag. Skal gæsterne overnatte, kan man med fordel overveje, om man skal vælge et konferencecenter, hvor der er mulighed for at overnatte, eller med kort afstand til overnatningsmuligheder.
Skal der tilbydes forplejning, og hvordan skal det serveres?
Strækker konferencen sig over flere timer, kan du overveje at vælge et konferencelokale hvor det er muligt for deltagerne at nyde forplejning i komfortable omgivelser. Det kan både være i form af en buffet med mindre snacks eller servering i en tilknyttet restaurant. Foregår konferencen over flere dage, kan man overveje om konferencestedet tilbyder overnatningsfaciliteter.
