Book konferencelokaler

Det er en god idé at gøre sig tanker om, hvor mange der deltager i konferencen, så du kan finde et konferencelokale med den rette størrelse. På EventButler kan du filtrere din søgning, så du kun får vist lokaler, som har kapacitet til din konference.

Der er en bred vifte af muligheder for forplejning, når man booker konferencelokaler på EventButler. På de fleste konferencehoteller kan forplejning bestilles som en pakkeløsning. Pakkerne er sammensat på baggrund af varigheden af konferencen, og i de intervaller du ønsker, der skal tilbydes forplejning.

Om man vælger at placere konferencen i byen eller i landlige omgivelser, afhænger af ens prioriteter. I byerne er der typisk bedre adgang til offentlig transport med regelmæssige køreplaner, velfungerende metrosystemer osv., mens der på landet ofte er mere plads til diverse aktiviteter under konferencen. 

Er der blandt konferencegæsterne f.eks. handicappede eller ældre, som kan være svagt gående, kan det være en fordel med få trapper, eller evt. elevator. Hvis der tilbydes mad til konferencen og nogen døjer med bestemte allergier el. lign., kan det være en god idé at kontakte stedet for at finde en løsning.

Nogle konferencer strækker sig over flere dage, mens andre afvikles på én dag. Skal gæsterne overnatte, kan man med fordel overveje, om man skal vælge et konferencecenter, hvor der er mulighed for at overnatte eller med kort afstand til overnatningsmuligheder.

De mest populære konferencelokaler bliver som regel booket lang tid i forvejen. I sommermånederne og op til jul er der særligt rift om konferencelokaler. Det er derfor fornuftigt at sende en forespørgsel i god tid, hvis du drømmer om at holde en konference med mange deltagere.

Der er ikke to konferencer der er ens, og derfor kan behov til konferencelokaler være forskellige fra gang til gang. Først og fremmest er det fornuftigt at forholde sig til, hvor meget pladskapacitet der er brug for. Som udgangspunkt skal der være plads nok til at konferencedeltagerne kan komme omkring, men det bør samtidig ikke være så stort, at deltagerne mister den magiske følelse af at være fælles om en konference. Formål og indhold kan også have indflydelse på valg af konferencelokaler. Du kan overveje at finde konferencelokaler midt i naturen hvis temaet til konferencen f.eks. er sundhed eller meditation, for at skabe en rolig- og afslappet atmosfære. Hvis konferencen er relateret til deltagernes virke, kan det være en praktisk løsning at placere konferencen i samme by som deltagerne arbejder, så deltagerne ikke har langt til og fra konferencen.